Foire aux questions

1. Quelles sont les étapes de traitement d'une liste électorale?
Les communes déposent leur fichier CSV ou XML. Elles reçoivent automatiquement un accusé de dépôt. La
liste a le statut « accusé ».
Un traitement a ensuite lieu automatiquement dans la nuit. L'application vérifie que:
a) le fichier correspond bien au format attendu, c'est-à-dire qu'il comprend le bon nombre de colonnes, le bon
ordre de colonnes et que les colonnes sont exactement nommées comme dans le modèle que vous leur avez
transmis.
Par exemple :
- si une commune nomme sa colonne: NOM FAMILLE, l'application ne le reconnait pas, elle attend:
« NomdeNaissance » ;
- si une commune nomme sa colonne NOM USAGE, l'application ne le reconnait pas, elle attend:
« NomDusage », avec une majuscule uniquement à N et D et aucun espace entre les deux mots.
- SI une commune nomme sa colonne PRENOMS, l'application ne le reconnait pas, elle attend:
« Prenoms».
Si l'application ne reconnait pas le format attendu, elle ne traite pas le fichier: il est déposé et vous pouvez
consulter l'original déposé, mais l'application ne peut s'en servir, notamment pour l'export routeur.
b) le fichier comporte pour l'ensemble des électeurs les données rendues obligatoires par les articles L.18 et
L.19 du code électoral (noms, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, adresse).
A l'issue de ces contrôles, un courriel est envoyé automatiquement à la commune. Il lui indique si le format est
correct et si l'ensemble des électeurs a pu être traité.
Si la liste comporte des erreurs, la commune doit alors redéposer son fichier sur elistelec en corrigeant les
erreurs signalées. Le dernier fichier déposé efface le précédent.

2. Que faire si la liste complémentaire ne contient aucun électeur?
Pour ce cas de figure particulier, il est possible de déposer le fichier avec juste l'en-tête et sans données, c'est à
dire uniquement la première ligne comportant le titre des colonnes.
La commune recevra un courriel mentionnant que des erreurs ont été rencontrées (absence de données
obligatoires pour les électeurs), mais le fichier joint ne contiendra aucune ligne.
Vous pouvez en informer les communes au préalable, qu'elles ne soient pas surprises.
Ce faisant, vous pourrez constater que la commune n'a aucun électeur communautaire et aucune alerte pour
absence de dépôt ne sera générée.

3. Comment faire si les communes ne connaissent pas l'adresse de leurs électeurs résidant à l'étranger?
- Si vos communes disposent d'une adresse complète, elles doivent pouvoir les entrer dans l'application :
l'application a besoin d'un code postal, d'un nom de ville et d'un pays et d'un des champs d'adresse (parmi complément 1,2,
n° rue, type de voie, nom de voie, lieu-dit). Si vous avez une adresse avec un numéro de voie,
un nom de rue ainsi qu'un code postal et un nome de ville, elle passera dans l'application.
Il n'y a pas de contrôle du nombre de chiffres composant le code postal. L'application vérifie juste que le code
postal est renseigné et qu'il est inférieur à 50 caractères. Elle n'attend donc pas spécifiquement un code à 5
chiffres. Un code postal étranger sera donc accepté par l'application.
- Il peut en revanche arriver que l'INSEE ne fournisse que le nom du pays : dans ce cas, renseigner le nom dupays dans "Type de voie" et dans "Ville" et 99 dans le code postal. Renseigner le nom du pays dans pays. Cesélecteurs ne recevront évidemment aucune propagande mais ils ne bloqueront pas le passage du fichier.

4. Comment est limitée la taille des tableaux et des listes électorales?
La taille des listes est limitée à 40 Mo, celle des tableaux à 8 Mo.
Pour les listes électorales, la commune doit déposer un fichier zippé si son fichier est trop lourd. Il est possible
de zipper tant un fichier CSV qu'un fichier XML.
Pour les tableaux, si le format image (pdf ou autre) est trop lourd, dans ce cas, la commune peut déposer son
fichier en format "feuille de calcul", c'est à dire un fichier excel ou calc'

5. Que faire si la liste comporte des erreurs?
La commune reçoit un message d'erreur afin de corriger les erreurs comprises dans sa liste (non respect du
fonnat ou absence d'infonnations obligatoires pour certains électeurs).
Il faut qu'elle corrige ses erreurs et redépose son fichier.
Le précédent fichier sera alors effacé.

6. Peut-on modifier ou supprimer des fichiers?
Lors du dépôt des listes électorales, le dernier fichier déposé écrase les précédents.
Les tableaux en revanche ne peuvent pas être supprimés ou renommés. Vous pouvez toutefois connaitre leur
date de dépôt et ainsi savoir à quelle période ils correspondent.
En attendant, les communes peuvent nommer leur fichier de façon à ce que vous puissiez en reconnaître le
contenu (la règle de nommage spécifiée dans le guide utilisateur n'est contraignant que lors d'un dépôt sur la
plateforme d'échange et de confiance).

7. Comment fonctionne l'export pour les routeurs?
L'export fonctionne si les communes respectent le format attendu. Dans le cas contraire, leur liste ne sera pas
prise en compte dans l'export. Il faut donc expliquer à vos communes l'importance de respecter le format des
fichiers.
Quand les communes auront déposé leurs listes, vous pourrez exporter le fichier et le transmettre au routeur. La
transmission n'est pas automatique: vous devez enregistrer le fichier et le transmettre au routeur selon les
modalités convenues avec lui.
Les communes déposent leur fichier CSV ou XML.

8. Que faire si le lieu de naissance est inconnu?
Dans ce cas, je vous propose que la commune inscrive "Non connu".

9. Où déposer le tableau du 6 mars?
Les communes doivent envoyer le tableau des additions opérées au titre du 2è alinéa de l'article L.11-2 (2eme
scrutin général de l'année) : il s'agit du tableau dit "du 6 mars".

10. Les règles de nommage des fichiers sont-elles importantes?
Pour ce qui est du nommage des fichiers : si le fichier est transféré via la PEe et mal nommé, il ne sera pas pris
en compte. Si le fichier est déposé via le site elistelec, le nommage n'a pas d'importance.

11. Qu'est-ce que la page signée demandée lors du dépôt de la liste?
Comme indiqué dans l'application et dans le guide, le dépôt de la liste électorale comporter deux étapes:
1. dépôt du fichier CSV ou XML
2. dépôt de la page des signatures. Il ne s'agit pas d'une signature électronique (peu de communes en sont
équipées). Il s'agit simplement pour la commune de scanner la page sur laquelle figurent les signatures de la
commission et de déposer ce fichier. Il sera donc au format PDF ou lPEG.

12. Quels sont les messages d'erreur reçus par les communes?
La commune peut recevoir deux types de message d'erreur :
- un courriel lui indiquant que le format n'est pas le bon avec électeurs traités 0, refusés 0, acceptés O. Dans ce
cas, aucun électeur n'a été pris en compte, puisque la liste ne respecte pas le format attendu (nom des colonnes
ne respectant pas l'arrêté, ordre des colonnes différent de celui attendu, etc). Il faut que la commune respecte
scrupuleusement l'intitulé ds colonnes. Le plus simple est qu'elle copie colle la 1 ère ligne du fichier exemple
que vous lui avez communiqué.
- un message lui signalant des électeurs en erreur :
Il y a aura des électeurs traités et des électeurs refusés. Dans ce cas, la commune n'a pas indiqué certaines
données obligatoires (nom prénom, champ date de naissance /lieu de naissance / adresse). Elle doit compléter
les informations. En ce moment, les messages envoyés sont vides suite à un problème informatique qui va être
corrigé rapidement. Les communes recevront ensuite un fichier dans laquelle l'erreur est expliquée en bout de
ligne pour chaque électeur (souvent il s'agit d'une donnée obligatoire manquante).
Dans les deux cas, il faut que la commune redépose son ficher. Le dernier dépôt efface le précédent.

13. Comment envoyer un accusé de réception?
La plupart des accusés de réception sont envoyés automatiquement.